Политика конфиденциальности
Перевод для удобства. Обязывающей является английская версия.
Настоящая Политика конфиденциальности описывает, как обрабатываются персональные данные в IzyShift. IzyShift — сервис для составления графиков работы персонала, учёта рабочего времени и посещаемости, а также подготовки расчёта заработной платы. Он работает на izishift.cc, app.izishift.cc и punch.izishift.cc, в Telegram-боте @izyshift_bot и Mini App, а также в Android-приложении IzyShift. Политика составлена во исполнение требований об информировании, установленных ст. 13 и 14 Общего регламента по защите данных (ЕС) 2016/679 («GDPR»).
1. Кто мы и в каких двух ролях действуем
Оператором IzyShift является BLACKBREAD LTD, компания, зарегистрированная на Кипре под номером HE 352187, номер плательщика НДС CY10352187S, адрес: Agias Zonis 5, 3027 Limassol, Cyprus (далее — «мы», «нас»). Контакт по вопросам защиты персональных данных: info@izishift.cc. Мы не назначали инспектора по защите данных (DPO), поскольку для нашей деятельности закон этого не требует. Пожалуйста, используйте указанный выше адрес электронной почты.
Мы обрабатываем персональные данные в двух разных ролях.
| Роль | Чьи данные | Примеры |
|---|---|---|
| Контролёр (оператор) (мы определяем цели и способы обработки) | Владельцы учётных записей и контактные лица по оплате у наших клиентов; посетители izishift.cc; лица, которые связываются с нами или запрашивают счёт | данные учётной записи и платёжные данные, счета, сообщения в поддержку, серверные журналы сайта |
| Обработчик (мы действуем по поручению работодателя) | Сотрудники, менеджеры и другой персонал, которых организация (наш «Клиент») добавляет в своё рабочее пространство IzyShift | графики, отметки прихода, отработанные часы, ставки оплаты, отчёты о смене |
Если вы сотрудник: контролёром ваших данных в IzyShift является ваш работодатель. Именно работодатель решает, что и для чего фиксируется. Мы обрабатываем эти данные по поручению вашего работодателя на основании Соглашения об обработке данных. С вопросами и для осуществления своих прав в отношении этих данных сначала обращайтесь к работодателю. Если вы обратитесь к нам, мы передадим ваш запрос работодателю и поможем ему ответить (см. раздел 8).
2. Данные, которые мы обрабатываем для Клиентов (роль обработчика)
Состав фиксируемых данных зависит от того, какие функции использует ваш работодатель.
| Категория | Данные |
|---|---|
| Идентификационные и контактные данные | имя и фамилия, рабочий адрес электронной почты, телефон (необязательно), логин, пароль (хранится только в виде хеша с солью), язык, а также — если вы привяжете Telegram — ваш идентификатор пользователя Telegram и имя в Telegram |
| Организация трудовой деятельности | компания, заведение, отдел, должность, уровень доступа, даты приёма и увольнения, максимальное количество часов в неделю, заметки, которые менеджеры ведут в вашей карточке сотрудника, индивидуальные правила (например, допустимые опоздания) |
| График и отсутствия | смены, перерывы, отчёты о смене, история публикации, заявки на отпуск и отгулы и их остатки, включая тип отсутствия (например, отпуск, больничный). Медицинские сведения не запрашиваются |
| Посещаемость | время отметки прихода и ухода, способ отметки, подтверждения и исправления, опоздания, ранние уходы и неявки, рейтинг пунктуальности. В зависимости от настроек работодателя: IP-адрес устройства, ваше местоположение по GPS только в момент отметки прихода или ухода (никакого непрерывного отслеживания) и 4-значный PIN-код, используемый на терминале отметок |
| Оплата | вид оплаты и ставки, корректировки, рассчитанные часы и суммы оплаты. Видны только владельцам и администраторам |
| Банковские реквизиты для выплаты зарплаты | только если работодатель выплачивает зарплату через функцию IzyShift «Выплата зарплат»: имя владельца банковского счёта, IBAN и, по желанию, BIC; ведомости с суммой к выплате (нетто), корректировками (премия, удержание, аванс) с комментариями и статусом выплаты. Цель — выплата вашей зарплаты: IzyShift готовит платёжный файл для банка работодателя (в дальнейшем — возможно, для платёжного провайдера, выбранного работодателем). Реквизиты хранятся в зашифрованном виде, показываются маской (страна и 4 последних знака), видны только владельцам и администраторам; каждое изменение и каждый показ полного IBAN записываются в журнал. В другие выгрузки они не попадают. Работодатель может разрешить вам самим прислать реквизиты на проверку |
| Отчёты о смене («Как прошла смена?») | текст, который вы пишете, до 4 фотографий (уменьшенных, с удалёнными метаданными о местоположении (EXIF)) и голосовые сообщения, если работодатель их включил. Голосовые сообщения отправляются на автоматическую расшифровку, и сохраняется только текст, а не аудиозапись |
| Данные о продажах из POS-системы | если работодатель подключает свою POS-систему (например, Syrve), — показатели продаж по дням и часам, используемые для сопоставления затрат на персонал с выручкой |
| Технические данные и данные безопасности | записи о сеансах (когда и каким способом вы входили), журнал аудита административных изменений, журналы уведомлений, состояние диалога с ботом |
3. Данные, которые мы обрабатываем в качестве контролёра
| Категория | Данные | Цель | Правовое основание (ст. 6(1) GDPR) |
|---|---|---|---|
| Учётная запись Клиента | имя и адрес электронной почты лица, регистрирующего компанию, наименование компании, факт принятия наших условий (версии, время, IP-адрес) | создание и ведение учётной записи, подтверждение принятия условий | (b) договор; (f) законный интерес в сохранении доказательств принятия условий |
| Оплата | полное юридическое наименование, адрес, номер плательщика НДС и результат его проверки в VIES, платёжный адрес электронной почты, тариф и период, счета и кредит-ноты, статус оплаты, идентификатор транзакции Viva и маскированный номер карты (только последние цифры) | приём оплаты, выставление счетов, продление, возвраты | (b) договор; (c) юридическая обязанность (налоговое и бухгалтерское законодательство) |
| Запросы счетов и обращения | имя, компания, адрес электронной почты, телефон, адрес, номер плательщика НДС, сообщение, IP-адрес | ответы на запросы с сайта или из приложения | (b) действия до заключения договора; (f) ответы на обращения и предотвращение злоупотреблений |
| Поддержка и коммуникация | письма и сообщения в Telegram, направленные нам | поддержка, служебные уведомления (например, об изменении условий, неуспешной оплате) | (b) договор; (f) законный интерес |
| Журналы сайта и безопасности | IP-адрес, дата и время, запрошенная страница, user agent браузера | обеспечение работы и защиты Сервиса, предотвращение злоупотреблений и мошенничества | (f) законный интерес в безопасности сервиса |
| Запросы на удаление учётной записи | кто запросил, когда, статус | обработка запросов на удаление и подтверждение их исполнения | (c) юридическая обязанность (ст. 17, 12 GDPR); (f) |
Мы не используем ваши данные для рекламы, не продаём их и не принимаем в отношении вас решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, которые порождают юридические последствия или иным образом существенно на вас влияют. Расчёт опозданий и оплаты производится по правилам, установленным вашим работодателем. Работодатель проверяет эти расчёты, и они могут быть исправлены человеком.
4. Источники данных
- Вы сами — при регистрации, присоединении по ссылке-приглашению, использовании приложения или бота, а также при обращении к нам.
- Ваш работодатель, который может внести ваше имя, контактные данные, должность, график и данные об оплате.
- Системы, которые подключает ваш работодатель, например его POS-система.
- Telegram, если вы привязываете свою учётную запись Telegram: ваш идентификатор пользователя Telegram и имя из профиля Telegram.
- Система ЕС VIES — для проверки номеров плательщиков НДС клиентов-юрлиц.
5. Получатели и субпроцессоры
Внутри рабочего пространства данные доступны в соответствии с уровнями доступа, которые устанавливает ваш работодатель. Например, коллеги могут видеть общий график, если работодатель это разрешает, а данные об оплате видят только владельцы и администраторы.
За пределами рабочего пространства мы пользуемся услугами следующих поставщиков. Полный актуальный перечень с указанием мест обработки и гарантий приведён на странице Субпроцессоры.
- Hetzner Online GmbH (Германия): серверы в ЕС (Германия и Финляндия), на которых размещены приложение и база данных.
- Google (Gmail): отправка служебных писем и хранение зашифрованных резервных копий.
- Telegram: уведомления и бот — только для пользователей, привязавших Telegram.
- OpenAI: расшифровка голосовых отчётов о смене — только если работодатель включил голосовые заметки.
- Viva Payment Services S.A. (Греция): оплата Клиентами картой. В части обработки платежей Viva выступает самостоятельным контролёром в соответствии со своим собственным уведомлением о конфиденциальности.
Мы также можем раскрывать данные, когда этого требует закон, например налоговым органам, судам или регуляторам, либо для защиты своих прав. В случае передачи нашего бизнеса данные могут перейти к правопреемнику на тех же условиях.
6. Трансграничная передача
Приложение и база данных размещены в ЕС. Некоторые поставщики могут обрабатывать данные за пределами Европейской экономической зоны:
- Google и OpenAI могут обрабатывать данные в США. В отношении такой передачи мы опираемся на стандартные договорные положения поставщиков, утверждённые Европейской комиссией, а если поставщик сертифицирован — на Рамочную программу ЕС–США о конфиденциальности данных (EU–US Data Privacy Framework).
- Telegram обрабатывает сообщения на своих собственных условиях. Telegram не предлагает операторам ботов условия обработки данных и может обрабатывать данные за пределами ЕЭЗ. Привязка Telegram необязательна. Если вы её не делаете, IzyShift работает через веб-приложение и Android-приложение, и никакие сведения о вас в Telegram не передаются.
7. Сроки хранения
| Данные | Срок хранения |
|---|---|
| Данные рабочего пространства Клиента (роль обработчика) | пока учётная запись Клиента активна. После прекращения учётной записи или удаления компании хранятся 90 дней (для восстановления или выгрузки), затем удаляются или обезличиваются. Работодателям может потребоваться хранить табели и документы об оплате дольше в силу трудового и налогового законодательства; для этого они сохраняют собственные выгрузки |
| Банковские реквизиты для выплаты зарплаты (роль обработчика) | пока работодатель хранит их в вашей карточке. Удаляются, когда работодатель их убирает, когда исполняется удаление вашей учётной записи, или вместе со всем рабочим пространством (см. выше). В завершённых ведомостях остаётся только маска счёта (страна и 4 последних знака) как запись работодателя о выплате |
| Данные для входа сотрудника, удалившего свою учётную запись | удаляются через 30 дней после запроса (или раньше, если работодатель подтвердит). См. Удаление учётной записи |
| Счета, кредит-ноты, платёжные документы, платёжные реквизиты | в течение срока, установленного кипрским налоговым законодательством, законодательством об НДС и бухгалтерском учёте (в настоящее время — до 7 лет после окончания соответствующего года) |
| Запросы счетов и обращения, не приведшие к заключению договора | 24 месяца |
| Записи о принятии условий | в течение срока существования учётной записи плюс 6 лет (срок исковой давности) |
| Журналы веб-сервера (IP-адрес, user agent) | 14 дней |
| Сеансы | до выхода из системы или истечения срока (30 дней) |
| Публичные демо-песочницы | удаляются автоматически в течение 24 часов |
| Зашифрованные резервные копии | перезаписываются по циклу в течение 60 дней |
8. Ваши права
В соответствии с GDPR вы имеете право:
- на доступ к своим персональным данным;
- на их исправление;
- на их удаление;
- на ограничение их обработки;
- на переносимость данных;
- возражать против обработки, основанной на законных интересах.
Если обработка основана на согласии, вы можете отозвать согласие в любой момент. В настоящее время мы не обрабатываем никакие данные на основании согласия.
- Данные в рабочем пространстве работодателя. Пожалуйста, обращайтесь к своему работодателю. Если вы напишете нам, мы в течение 5 рабочих дней перешлём ваш запрос работодателю и поможем ему ответить. Мы не можем решать за работодателя, какие документы он обязан хранить.
- Данные, которые мы храним в качестве контролёра. Пишите на info@izishift.cc. Мы отвечаем в течение одного месяца. По сложным запросам этот срок может быть продлён на два месяца, о чём мы вам сообщим. Мы можем попросить вас подтвердить свою личность.
- Удаление вашей учётной записи для входа. Вы можете сделать это самостоятельно в приложении («Настройки» / «Ещё» → «Удалить аккаунт») или написав нам. См. Удаление учётной записи.
Вы также имеете право подать жалобу в надзорный орган. На Кипре это Уполномоченный по защите персональных данных (Commissioner for Personal Data Protection), 15 Kypranoros Street, 1061 Nicosia, Cyprus (почтовый адрес: P.O. Box 23378, 1682 Nicosia), www.dataprotection.gov.cy, commissioner@dataprotection.gov.cy. Вы также можете подать жалобу в надзорный орган страны ЕС, в которой вы проживаете или работаете.
9. Безопасность
Мы защищаем данные с помощью технических и организационных мер. К ним относятся:
- шифрование при передаче (TLS);
- шифрование при хранении банковских реквизитов (IBAN) и учётных данных интеграций;
- размещение в ЕС;
- хранение паролей в виде хешей;
- ролевое разграничение доступа, контролируемое на сервере;
- изоляция данных каждого клиента;
- ежедневное зашифрованное резервное копирование;
- ограниченный административный доступ.
См. наш Обзор мер безопасности. Ни одна система не обеспечивает абсолютной защиты. В случае нарушения безопасности персональных данных мы уведомляем затронутого Клиента, а в предусмотренных случаях — надзорный орган и физических лиц, как того требует закон.
10. Дети
IzyShift — рабочий инструмент для взрослых. Он не предназначен для детей, и Клиенты не вправе создавать учётные записи для лиц младше 16 лет. Если вы полагаете, что в систему внесены данные ребёнка, свяжитесь с нами, и мы поможем работодателю их удалить.
11. Файлы cookie
Мы используем только строго необходимые файлы cookie и локальное хранилище (для входа в систему, выбора языка и настроек отображения). Мы не используем аналитические или рекламные файлы cookie. См. Политику в отношении файлов cookie.
12. Изменения
Мы можем обновлять настоящую политику. О существенных изменениях мы объявляем в приложении или по электронной почте не менее чем за 30 дней, если только закон не требует внести изменение раньше. Версия и дата вступления в силу указаны в начале этой страницы.
13. Контакты
BLACKBREAD LTD, Agias Zonis 5, 3027 Limassol, Cyprus. Электронная почта: info@izishift.cc.